Le prompt pour que Claude trouve et automatise vos tâches récurrentes

Tout le monde a compris que l'IA pouvait prendre une partie du travail d'un commercial. La vraie question, c'est quoi lui confier. Et c'est souvent là que ça bloque : personne n'a le temps de lister ses tâches répétitives, alors rien n'est automatisé.

J'ai donc retourné la question. Au lieu de chercher moi-même, je demande à Claude d'examiner mon agenda et ma boîte mail, de me proposer trois tâches récurrentes, d'en exécuter une tout de suite sur mes vraies données, puis de configurer uniquement celles que je valide. Voici le prompt, la version enrichie que je recommande aujourd'hui, et la démarche pour le reproduire sur votre compte.

Le prompt de départ

Il tient en trois phrases :

Examine mon calendrier et ma boîte de réception connectés et propose trois tâches récurrentes à ajouter à celles que j'exécute déjà : ce que chacune ferait, quand elle s'exécuterait, et ce que j'arrêterais de faire manuellement. Ensuite, exécute un exemple de ta meilleure suggestion maintenant pour que je puisse voir un résultat réel, et configure uniquement celles que j'approuve.

Il marche parce qu'il découpe le travail en trois temps, et qu'il vous laisse la main à chaque étape.

La version enrichie, celle que je recommande

Avec la première version, Claude doit découvrir beaucoup de choses en route : les jours où vous travaillez, vos appels quand le compte d'appels est partagé, les agendas où sont posés vos rendez-vous, ou encore si les mails doivent partir ou rester en brouillon. La version enrichie lui donne ce contexte dès le départ. Remplissez les crochets avant de l'envoyer.

Prompt à copier

CONTEXTE
Je suis [rôle] chez [entreprise], qui fait [activité en une phrase].
Je travaille sur ce compte les [jours].
Mes outils connectés : [Gmail, Google Agenda, CRM, outil d'appels, Drive…].
[Si un outil est partagé : mes appels sont ceux passés depuis le compte « [nom] » les [jours].]
[Si tu poses des RDV pour d'autres : ils sont créés dans les agendas de [noms et adresses].]

DEMANDE
Examine mon agenda, ma boîte mail, mes outils connectés et les tâches planifiées que j'ai déjà. Propose trois nouvelles tâches récurrentes, sans doublon avec l'existant. Pour chacune, indique ce qu'elle ferait, quand elle tournerait, ce que j'arrêterais de faire à la main, et les éléments concrets que tu as vus dans mon agenda ou ma boîte qui la justifient.

Ensuite, lance tout de suite un exemple réel de ta meilleure suggestion, sur mes vraies données.

Puis configure uniquement celles que j'approuve, avec ces règles :
- Mails : [brouillons uniquement / envoi automatique] (précise tâche par tâche si besoin).
- Ajoute ma signature à chaque mail : reprends-la d'un de mes mails envoyés.
- Si un réglage dépend de moi (jours, horaires, qui fait quoi), pose-moi la question plutôt que de deviner.

Deux ajouts changent le plus le résultat. D'abord, demander les éléments concrets qui justifient chaque proposition : vous voyez tout de suite si Claude s'appuie sur votre réalité ou sur des généralités. Ensuite, lui dire de poser la question plutôt que de deviner dès qu'un réglage dépend de vous.

La démarche, étape par étape

1. Préparez le compte. Dans l'application de bureau Claude, connectez Gmail et Google Agenda, puis votre CRM, votre outil d'appels et Google Drive si vous les utilisez. Si vos rendez-vous sont posés dans l'agenda de collègues, vérifiez qu'ils vous sont partagés, au moins en lecture.
2. Collez la version enrichie, avec le contexte rempli.
3. Lisez les trois propositions. Vérifiez que chacune s'appuie sur des faits réels de votre boîte ou de votre agenda, et pas sur des généralités.
4. Contrôlez l'exemple réel : les brouillons ou les mails produits, les informations reprises, le ton.
5. Approuvez les tâches que vous voulez garder. Précisez les jours et les heures, et si les mails partent en brouillon ou en automatique.
6. Ajustez en une phrase si besoin, par exemple : « mets la même signature dans mes autres tâches ».
7. Relisez les premières exécutions dans la liste de vos tâches planifiées, puis corrigez ce qui ne va pas.

À quoi ressemblent les tâches proposées

Pour un commercial, les propositions tournent souvent autour des mêmes moments de la semaine :

• les mails de suivi après vos appels, préparés en brouillon à partir des transcriptions (je montre ce cas dans la démo vidéo des mails post-appel) ;
• la liste des prospects à rappeler en priorité, posée chaque semaine dans votre agenda ;
• la préparation des rendez-vous du lendemain, avec tout ce que vous savez déjà du prospect ;
• les relances promises puis oubliées, repérées dans votre boîte mail.

Ce que j'ai appris en route

Signature et liens

Dans mes tests, les mails créés avec le connecteur Gmail perdaient les images de la signature, et les liens étaient remplacés par des redirections Google qui affichent une page d'avertissement au clic. Prévoyez donc une signature en texte, et ne mettez pas de lien dans les mails aux prospects : le lien de visio reste dans l'invitation.

L'envoi automatique

Commencez en brouillons, puis passez en automatique une fois que les résultats vous conviennent. Attention aussi : une tâche planifiée peut tourner sans vous demander de valider ses actions. Vérifiez ce réglage dans chaque tâche. J'explique les différents niveaux d'automatisation dans l'article sur les mails automatiques.

Les outils partagés

Si un compte d'appels sert à plusieurs personnes, donnez à Claude la règle qui permet de reconnaître vos appels, par exemple : ceux passés depuis ce compte le jeudi et le vendredi. Sans cette règle, il mélange votre activité avec celle de vos collègues.

Google Sheets

Selon le connecteur utilisé, Claude peut lire un Google Sheet sans pouvoir écrire dedans. Dans ce cas, il vous prépare les lignes à coller.

Des consignes complètes

Personne n'est là pendant l'exécution d'une tâche planifiée. Ses consignes doivent donc tout prévoir : éviter les doublons, quoi faire en cas de doute, et ne jamais inventer de chiffres ni de clients.